做文档排版时，先确认文件来自哪里、用的是哪个版本。港台办公室里常见的情况是：有人用旧格式存盘，有人用在线文档，打开后分页和字体对不上。先统一扩展名和纸张，再谈排版，能少返工。

做完文档排版先自己走一遍：打开、搜索、打印预览、换一台设备再开。能过这四步，发给同事或老师才不容易返工。

排版之前先确认是用哪套办公软件打开的。旧格式和新格式混用，页眉页脚最容易跑。

想把文档排版做得能复用，就把重复操作收成模板：封面、签名栏、表格表头、页脚日期。下次只改内容，不改结构。这比追求新功能更省时间。

跨平台做文档排版，注意全角空格、标点、页眉页脚。繁体环境里，简体模板直接套，目录和页码经常错位。导出 PDF 前用打印预览看一遍。

团队一起做文档排版时，先约定命名和目录。日期放前面、版本号放后面，避免出现「最终版2-真的最终」。修订记录留在文档里，聊天里只同步结论。